09. 아웃룩(Outlook) 메일 자동화 관리

  

1. 아웃룩(Outlook) 메일 자동 저장

 

이 실습의 목적은 Outlook에 수신되거나 발신된 이메일을 자동으로 저장하는 Python 프로그램을 개발하는 것입니다.

이 프로그램은 Outlook 메일 데이터를 정리하고 백업하는 자동화 도구의 역할을 합니다.

특히 다음과 같은 기능을 구현합니다.

• Outlook 받은편지함과 보낸편지함에서 전날 기준의 이메일을 필터링하여 저장
• 이메일 내용은 텍스트 파일로 저장, 첨부파일은 함께 다운로드
• 첨부파일 중 .png 확장자는 제외 (로고 이미지가 다운 받아 지는 경우로 인해)
• 이메일마다 개별 폴더 생성 및 정해진 규칙에 따른 폴더명 부여

※ 본 실습에서는 전날 수신/발신된 이메일을 대상으로 하지만,

사용자의 요청에 따라 특정 기간(예: 최근 일주일, 최근 10일 등)의 이메일을 수집할 수도 있습니다.

필요한 기간을 설정하여 다양한 날짜 범위의 이메일을 유연하게 수집할 수 있도록 확장 가능합니다.

 

1.1. 프롬프트

아래의 요구사항을 만족하는 파이썬 코드를 작성해주세요. 1️⃣ 구현 목적 아웃룩(Outlook)에 쌓인 이메일을 현재 작업 중인 폴더에 텍스트 파일(.txt) 형태로 저장하는 코드 작성 첨부파일이 있는 메일의 경우, 자동으로 다운로드하여 해당 이메일 폴더에 함께 저장 단, .png 파일은 첨부파일 저장 대상에서 제외합니다. (로고 이미지 등 불필요한 파일 필터링 목적) 2️⃣ 메일 저장 규칙 (폴더 구조 및 이름 규칙) 저장할 폴더는 '받은편지', '보낸편지' 두 가지로 구분합니다. 각 이메일마다 개별 폴더를 생성하여 저장합니다. 폴더 이름 규칙: 받은편지:   `yyyymmdd_발신인_제목_파일첨부있음` (첨부파일이 있을 경우) `yyyymmdd_발신인_제목_파일첨부없음` (첨부파일이 없을 경우) 보낸편지: `yyyymmdd_수신인_제목_파일첨부있음` (첨부파일이 있을 경우) `yyyymmdd_수신인_제목_파일첨부없음` (첨부파일이 없을 경우) 폴더 이름에 포함될 수 없는 특수문자(/, \, :, *, ?, 등)는 자동으로 제거하거나 `_`로 치환하여 폴더 생성 시 오류가 발생하지 않도록 합니다. 3️⃣ 메일 저장 조건 '전날 수신/발신된 이메일만' 필터링하여 저장합니다.  Outlook의 받은 편지함과 보낸 편지함 모두 대상으로 합니다. '회의 요청' 혹은 '회의 응답'과 관련된 메일은 제외해주세요. 메일 안의 모든 내용을 포함하여 저장해주세요. (예: 보낸 사람, 받는 사람, 제목, 시간, 본문 전체 등) 이미 동일한 제목과 수신/발신자, 날짜로 구성된 폴더가 존재할 경우, 해당 이메일은 중복 저장하지 않도록 합니다. 메일 시간에서 `+09:00`과 같은 시간대 정보는 제거한 후 날짜 비교를 수행해주세요.  (시간대가 포함되면 Python의 날짜 비교에서 오류가 발생할 수 있습니다) 4️⃣ 첨부파일 저장 조건 첨부파일이 존재하면 메일 폴더 내에 함께 저장합니다. 단, .png 파일은 저장하지 않도록 필터링합니다. 5️⃣ 코드 실행 환경 Windows 운영체제에서 실행됩니다. Outlook 프로그램이 설치되어 있으며, Python을 사용합니다.

 

 

1.2. 답변

• 위의 프롬프트를 요청하고 나면, 요청에 맞는 코드를 작성해줍니다.
• AI가 작성해준 코드를 복사하고, 셀에 붙여넣기 합니다.

 

1.3. 실행 결과

① 프롬프트 입력 후 나온 코드를 복사, 붙여넣기, 실행(Shift+Enter)합니다.

② 실행이 완료된 후, 상단의 Jupyter 로고를 클릭하여 홈 디렉터리로 이동합니다.

 

 

③ 다음과 같이 '받은편지', '보낸편지'에 따라 전날 기준의 메일들이 폴더별로 저장된 것을 확인할 수 있습니다.

 

 

④ 폴더 내부도 확인해봅니다.

• 메일의 본문 텍스트 파일과, 메일로 전달 받은 첨부파일들을 같이 저장되어 쉽게 메일별 확인 및 저장 관리가 가능합니다.

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2. 마무리하며

Outlook 메일을 자동으로 저장하고, 첨부파일까지 함께 관리할 수 있는 자동화 프로그램을 함께 만들어 보았습니다.

이 프로그램을 통해 중요한 이메일을 전날 기준으로 정리하고, 
폴더 이름만으로도 수신인과 첨부파일 유무를 한눈에 파악할 수 있게 되었습니다.

메일 관리의 번거로움을 줄이는 데에 이번 실습이 작지만 실질적인 도움이 되었길 바랍니다.